Ahorro de tiempo y de costes ligados a la integración de los procesos de negocio. 12/01/2011

Alfonso Ramos, Director de Seidor estrategias.

La aplicación empresarial de las nuevas Tecnologías de la Información y la proliferación del medio Internet como vehículo de comercialización y relación con los clientes ha provocado una auténtica transformación de las organizaciones modernas. Esta transformación, que afecta a las empresas de todos los tamaños, plantea sin embargo importantes desafíos a las pymes, que habitualmente no cuentan con el personal interno suficientemente cualificado para alcanzar los resultados de eficiencia y costes deseados.

El nivel de competitividad de una empresa en el mercado estará determinado por su capacidad para cumplir los plazos y niveles de servicio acordados, para llegar a tiempo al mercado y para manejar con éxito la información crítica. La automatización de procesos permite mejorar la toma de decisiones y libera al personal de la empresa de tareas repetitivas, para que puedan dedicarse a las actividades centrales del negocio.

Más allá de mantener su competitividad, como proveedoras, partners o clientes de las grandes empresas, las pymes están obligadas a implementar una estrategia de información empresarial eficaz, que les permita responder a tiempo a las demandas del mercado, a los cambios en la regulación y a los movimientos de la competencia.
Ante la falta de personal y recursos, algunas pymes optan por desarrollar soluciones de integración y automatización de forma interna, soluciones que a la larga acaban siendo más caras y carecen de la profesionalidad y nivel de calidad que hubiesen obtenido si hubieran externalizado todo su desarrollo y mantenimiento.

Encontrar el socio adecuado para externalizar procesos de negocio no es una tarea sencilla y, en la mayoría de las ocasiones, supondrá una decisión estratégica para el futuro de la empresa. Algunos de los parámetros a tener en cuenta para elegir el socio adecuado son la propuesta de valor del socio, el coste, las garantías y compromisos adquiridos por parte del proveedor, y la definición de un acuerdo de servicios que resulte satisfactorio para ambas partes.

Controlar la información sin disparar los costes
El crecimiento en los volúmenes de datos es un fenómeno que no sólo afecta a las grandes empresas. Además de los datos, es necesario también integrar las herramientas y sistemas que se multiplican en la infraestructura de la empresa. Con integración de procesos, abarcamos la localización e interpretación de los datos dispersos; la conectividad entre los sistemas; la definición y ejecución de los procesos de negocio desde cualquier aplicación o sistema de la empresa; la capacidad para administrar y gestionar estos procesos de forma centralizada; y la capacidad para monitorizar la actividad del negocio. En definitiva, una solución de integración fomenta la colaboración entre partners, proveedores y clientes, gracias a la integración de los sistemas informáticos internos y externos.
Para integrar correctamente los procesos de negocio, un sistema ERP resulta una alternativa a tener en cuenta. La adopción de ERPs por parte de las pymes había sido hasta hace poco muy lenta y reducida en número; sin embargo, la bajada de precios y el lanzamiento de ofertas adaptadas específicamente a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas ha disparado su demanda.

Una solución ERP permite planificar y controlar de forma integrada los recursos humanos, materiales, financieros y de información de la empresa, a través de la integración de procesos o, lo que es lo mismo, con una visión global que afecta a toda la empresa independientemente de los límites funcionales (producción, contabilidad...) o departamentales (ventas, facturación...).
A través del ERP, cada empleado o responsable de área dispone de la información actualizada y precisa que necesita para tomar las decisiones adecuadas, analizar el rendimiento del negocio y calcular los costes de cada operación. Lo que se obtiene con esta integración es una útil visibilidad de los procesos (incluso desde la web corporativa) y la explotación de la información empresarial para evaluar el rendimiento y emprender las acciones oportunas para corregir posibles desviaciones.
En el caso de las pymes, la adopción de un ERP puede partir de un sistema preconfigurado, ya que reduce el coste considerablemente y cubre perfectamente sus necesidades, gracias a soluciones paquetizadas diseñadas para sectores concretos de actividad.

Las soluciones de gestión preconfiguradas resultan económicas, garantizan un alto nivel de calidad y son al mismo tiempo escalables, rentables, fáciles de implementar y muy específicas al ámbito de mercado y de negocio en el que opere la pyme. Existen en el mercado soluciones paquetizadas en entorno SAP que ofrecen una funcionalidad sectorial específica y están enfocadas hacia la rentabilidad y la facilidad de uso, dos requisitos comúnmente demandados por las pymes. La empresa puede permitirse así implementar una solución de gestión avanzada, a un coste razonable y que se adaptará además al crecimiento futuro del negocio.

Entre los beneficios inmediatos, destaca el incremento de la productividad, una mayor eficacia y control de costes tanto para la empresa como para sus socios y proveedores, y un rendimiento fiable basado en las mejores prácticas del sector en concreto. Las soluciones preconfiguradas evitan tener que personalizar rígidas aplicaciones y aceleran la automatización de los procesos críticos.
El outsourcing de procesos es una opción interesante para muchas pymes, aunque su aplicación práctica puede ser problemática, por lo que es necesario establecer en primer lugar qué se va a externalizar, por qué y qué amenazas y oportunidades ofrece. La elección de un socio adecuado en esta externalización marcará el éxito o el fracaso de esta iniciativa.

Fuente: www.economiadehoy.com