Una buena política de viajes permite ahorrar un 20% a las empresas. 10/08/2010

Por Jenaro Reviejo, Coordinador Grupos de Trabajo de AERCE (Asociación española de profesionales de compras, contratación y aprovisionamiento).

La crisis ha hecho que muchas empresas hayan restringido el gasto en desplazamientos de negocios, pero una buena estrategia de viajes puede presentar aún más oportunidades para reducir costes. La buena definición de una política de viajes de negocios acorde a las necesidades de una compañía proporciona a la empresa hasta un 20% de ahorro. Aspectos como el modelo de contratación de viajes, o el seguro de viajes a contratar, son decisivos a la hora de realizar desplazamientos de forma más económica. Es por esto que en esta coyuntura de crisis, la figura del responsable de compras es imprescindible para estimular el programa de viajes, e incluso para hacer más visible el beneficio económico del desplazamiento.

Lo primero que tiene que hacer el responsable de compras de una compañía es definir claramente la política de viajes señalando cuándo es adecuado viajar, cuántas personas deben hacerlo para el mismo objetivo y cuándo otras alternativas pueden ser más rentables.

En total son cinco las áreas en las que aún se pueden ahorrar más costes. La primera de ellas es la que hace referencia a las reservas aéreas. Las principales recomendaciones al respecto son hacer estas reservas con suficiente antelación, utilizar plataformas que tengan en cuenta aerolíneas de bajo coste, y definir los tipos de servicios que se quieren ofrecer al viajero. Asimismo, hay que tener en cuenta el tren como alternativa más económica.

La segunda área está relacionada con el tipo de tarifas. Es recomendable utilizar tarifas con restricciones en los medios de transporte y alojamiento, que son aquellas que sólo permiten cambios hasta un determinado momento o que limitan los servicios que recibe el viajero. La tercera área invita a tener una cartera propia de proveedores con los que se trabaje frecuentemente, y con los que se puedan negociar condiciones preferentes para optimizar el gasto.

La cuarta área en la que el responsable de compras debe fijarse es la que hace referencia al confort del viajero, para hacer los viajes más eficientes, de forma que se le ofrezca comodidad, pero sin renunciar a precios asequibles. Y la última es la que tiene en cuenta el buen uso de los canales de reserva más adecuados para la política de viajes de la empresa, bien sea a través de una agencia, o utilizando herramientas tecnológicas.

En los próximos años, los viajes de negocios estarán marcados por una búsqueda continua de la eficiencia, el ahorro de costes y una gestión integrada de todas las fases de estos desplazamientos. Hay que subrayar que lo que se tiene que vigilar más es el gasto, pero nunca renunciar a los viajes del personal, ya que para muchas empresas constituye una parte fundamental de su negocio.

Fuente: www.economiadehoy.com